Progenius, studio specializzato in consulenza per la compliance aziendale (GDPR e Sicurezza), gestiva un portafoglio clienti in forte crescita. Il limite? Dati frammentati tra Excel, cartelle locali disordinate e scadenze tracciate a memoria. La sfida che ci hanno lanciato era complessa: centralizzare CRM e gestione documentale senza sostituire il loro attuale software di fatturazione. Abbiamo agito da veri System Integrator, ingegnerizzando un ecosistema su misura basato su Odoo Enterprise 19.0.
In meno di due mesi abbiamo trasformato un flusso operativo frammentato in un processo centralizzato, riducendo attività manuali e dispersione delle informazioni.
Di cosa ci siamo occupati:
Nel settore della compliance aziendale, l’ordine dei documenti è vitale. Prima del nostro intervento, la creazione delle cartelle per i nuovi clienti avveniva manualmente, generando errori e disomogeneità.
Abbiamo sviluppato un’automazione server-side invisibile ma potente: non appena un’opportunità commerciale viene spostata nella fase “Cliente attivo”, Odoo genera automaticamente un albero di 10 sottocartelle standardizzate (Contratti, DVR, Policy, ecc.) all’interno del modulo Documenti. Il cliente riceve un link sicuro per accedere e caricare i propri file, riducendo lo scambio disordinato di email e allegati.
Progenius
Progenius (Consulenza compliance)
Digitalizzazione flussi interni e centralizzazione dati.
Odoo Enterprise 19.0
Abbiamo eliminato i fogli di calcolo sparsi configurando una vista Kanban su misura. Ora Progenius ha il controllo visivo immediato di ogni singola pratica.
Non è un semplice tracciamento: il CRM è il vero “motore” dell’azienda. Con un semplice sistema di drag & drop, il passaggio di una pratica da una fase all’altra (es. da “Preventivo” ad “Accettato”) innesca la creazione automatica di attività, note nello storico e comunicazioni. Le anagrafiche sono relazionali: ogni azienda è collegata in tempo reale al suo legale rappresentante e al referente privacy, riducendo le duplicazioni attraverso anagrafiche relazionali e regole condivise.
Uno dei vincoli progettuali era mantenere intatto il software di fatturazione esterno già in uso.
Come “Architetti di processi”, sappiamo che un software deve adattarsi all’azienda, non viceversa. Per garantire che nessuna pratica andasse in scadenza (causando mancate fatturazioni), abbiamo creato un campo custom “Scadenza Fatturazione” e sviluppato un’azione pianificata (Scheduled Action) personalizzata. Ogni settimana, il sistema analizza i contratti, individua quelli in scadenza nei successivi 30 giorni e invia un’email automatica di riepilogo al responsabile. Maggiore tempestività nel controllo delle scadenze, con verifica del responsabile.
Parlane con noi. Diamo forma al digitale che ti somiglia.
